MailStore Archiv®

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

Flexible Archivierung

Flexible Archivierung

MailStore Server unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. E-Mails können aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Setzen Sie Ihre individuellen Anforderungen einfach und passgenau um!

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Integrierte Speichertechnologie

Integrierte Speichertechnologie

Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbank benötigt und vom Setup an bereit steht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne Instanz in unserem Mailstore Archivcluster problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend wachsende E-Mail-Volumen über Jahre hinweg effizient verwalten.
Schneller Zugriff auf das Archiv

Schneller Zugriff auf das Archiv

Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf das Archiv zugreifen. E-Mails können dabei über eine schnelle Volltextsuche und über die ursprüngliche Ordnerstruktur gefunden und bei Bedarf per One-Click-Restore wiederhergestellt werden.
Export aus dem Archiv heraus

Export aus dem Archiv heraus

MailStore Server ist keine Einbahnstraße. Sie können einzelne E-Mails, Ordner, Postfächer oder sogar alle archivierten E-Mails in einem Schritt und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Dies garantiert Ihrem Unternehmen eine langfristige Unabhängigkeit – auch von MailStore Server selbst.
Rechtssicherheit

Rechtssicherheit

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Neben regelmäßigen Zertifizierungen ermöglicht ein umfassendes Technologiekonzept, dass Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen die Vollständigkeit der Archivierung, Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.
Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Österreich (PDF Download)

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Österreich (PDF Download)

Warum MailStore Server?

MailStore Server ist als tausendfach erprobte Standard-Software einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, wartungsarm und zuverlässig. Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.

Rechtliche Anforderungen erfüllen

Grundsätzlich müssen E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Anforderungen gelten für Unternehmen in DACH. MailStore Archiv ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben. Zusätzlich kann MailStore Server dabei helfen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Hilfe bei E-Discovery-Szenarien

Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis. Darüber hinaus kann E-Mail-Archivierung bei E-Discovery-Szenarien helfen, etwa indem mit der Archiv-Suche der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.

Originalgetreue Archivierung

Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Manipulationssichere Speicherung

Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und einer internen AES256-Verschlüsselung hilft MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen zu schützen.

Manipulationssichere Exporte

E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original. Exportierten E-Mails kann eine kryptografische Signatur hinzufügt werden, um sie auch außerhalb des Archivs vor Manipulationen zu schützen.

Aufbewahrungsrichtlinien

Administratoren können durch individuelle Aufbewahrungsrichtlinien vollständige Kontrolle darüber behalten, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Sie können selbst definieren, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Diese Richtlinien können außerdem bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) helfen.

Legal Hold

Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.

Protokollierung

MailStore Server protokolliert alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion.

Auditor-Zugriff

Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

Unabhängigkeit von PST-Dateien

PST-Dateien sind fehleranfällig und nur aufwändig zu sichern. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden.

Unabhängigkeit von den Anwendern

Anwender können wichtige E-Mails in der Regel nach Belieben und unbemerkt löschen. Mit MailStore Server können E-Mails noch vor der Zustellung in die Postfächer archiviert und so zuverlässig gesichert werden.

Vollständige Archivierung durch Journaling

Wenn Sie eine Journal-Archivierung (d.h. die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender) laut Konfigurationsanleitung aufsetzen, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen im Archiv sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden.

Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server

E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden. MailStore verwendet kein Stubbing oder andere Technologien mit negativen Performance-Auswirkungen auf den E-Mail-Server.

Bis zu 70% Speicherplatz einsparen

Durch De-Duplizierung und Komprimierung. Die Daten belegen im Archiv bis zu 70% weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server

Integrierte Speichertechnologie

Das Archiv kann große Datenmengen effizient verwalten. MailStore Server bietet eine integrierte Speichertechnologie, die auch bei hohen Benutzerzahlen keinen SQL-Server erfordert.

Backup- und Restore-Zeiten verkürzen

Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.

One-Click-Restore für Anwender

Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen.

Verfügbarkeit im Schadensfall

Fällt der E-Mail-Server aus, bleiben die E-Mails über das Archiv weiterhin zugreifbar.

Schnelle Volltextsuche

Schnelle Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge. Die gewohnte Ordnerstruktur bleibt erhalten.

Hohe Akzeptanz bei Anwendern

Beispielsweise durch nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder Web Access. Völlig intuitiv bedienbar.

Postfachbegrenzungen abschaffen

Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten.

Entdecken Sie noch viel mehr Möglichkeiten...

 

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